x
تبلیغات

 

مشکل اساسی تمام کسانی که در سازمان ها می‌خواهند با هم قرار ملاقات داشته باشند پیدا کردن زمانی است که تمامی آنها بتوانند در آن حضور داشته باشند. برنامه ریزی جلسات با استفاده از Outlook یکی از ساده ترین روش ها‌ست.

 

در این خصوص، لازم به ذکر است قبل از ایجاد و برنامه ریزی یک Meeting بهتر است تنظیمات مربوط به Time کاری و مکان فیزیکی خود را در Outlook مشخص نمایید.

 

تعریف Time کاری و مکان

در تقویم Outlook شما می‌توانید زمان هایی که برای باقی افراد در دسترس هستید را مشخص کنید. در این صورت زمانیکه که کاربران دیگر در حال جستجوی زمانی برای ملاقات با شما هستند تنها زمان های در دسترس برای آنها نمایش داده می‌شود.


به منظور مشخص کردن ساعات کاری خود در سازمان بر اساس شکل زیر عمل نمایید:


1. از سربرگ های بالا روی گزینه File و سپس Option کلیک نموده و سپس در پنجره باز شده گزینه Calendar را از سمت چپ انتخاب کنید.


2. در قسمت Work Time می‌توانید روزها و ساعات کاری خود را مشخص نمایید.

 

01 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


3. در قسمت Calendar Option می‌توانید با استفاده از گزینه Add Holidays تعطیلات شیعه را انتخاب و سپس آن را وارد تقویم خود نمایید. در این صورت تمامی روزهای تعطیل تقویم انتخاب شده، در تقویم شما به صورت تعطیل نشان داده خواهد شد و افراد دیگر قادر به تنظیم جلسه در روزهای مذکور نخواهند بود.

 

02 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


4. در قسمت Time Zones می‌توانید Time zone مکان فیزیکی خود را بر اساس شکل انتخاب نمایید. (1) علاوه بر آن می‌توانید وضعیت آب و هوا (Weather) را نیز بر اساس سانتیگراد تنظیم نمایید. (2)


03 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


نکته: پس از تنظیم مورد شماره 4، مکان فیزیکی و همینطور شرایط جوی تا 3 روز آینده در قسمت بالای Calendar قابل مشاهده می‌باشد.


04 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook

 


نحوه ایجاد یک Meeting


از قسمت Date Navigator، روز مورد نظر خود را انتخاب و سپس بر روی گزینهNew Meeting کلیک نمایید.


05 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


هم اکنون پنجره مربوط به Meeting باز می شود.


06 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


گزینه های موجود عبارتند از:


1. To: اشخاصی که باید در Meeting شرکت نمایند.
Subject .2: موضوع
3. Location: مکان ملاقات
4. برای انتخابLocation می‌توانید بر روی گزینه Rooms کلیک نموده تا در پنجره باز شده مکان مورد نظر خود را بر اساس آدرس فیزیکی، ظرفیت و تلفن هماهنگ کننده انتخاب نمایید.

 

07 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


Start time-End time .5: زمان شروع و پایان جلسه
Room Finder .6: با استفاده از این قسمت می‌توانید روزهای مناسب برای ایجاد قرار ملاقات را بر اساس رنگ بندی مشاهده نمایید که در ذیل نحوه رنگ بندی توضیح داده شده است.

  • روزهای سفید: بیانگر روزهایست که تمامی دعوت شد گان و سالن جلسات آزاد می‌باشند.
  • روزهای آبی روشن: نمایانگر روزهایی می‌باشد که تعداد زیادی از مدعوین آزاد می‌باشند.
  • روزهای آبی تیره: نمایانگر روزهایی می‌باشد که تعداد زیادی از مدعوین مشغول می‌باشند.
  • طوسی: روزهایی که گذشته و یا تعطیل می‌باشند را نمایش می‌دهد.

Show a room list .7: لیست تمامی ساختمان ها که سالن کنفرانس در آنها وجود دارند از این قسمت قابل مشاهده می‌باشد.
Choose an available room .8: لیست تمامی سالن جلساتی که در ساختمان مورد نظر آزاد می‌باشند قابل نمایش می‌باشد.
Suggested time .9: تمامی زمان هایی که در روز تعیین شده آزاد می‌باشند توسط Outlook پیشنهاد شده است.
10. حال بر روی Scheduling Assistant کلیک نموده تا پنجره زیر نمایش داده شود.


08 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


در این قسمت نام شما و تمامی کسانی که در قسمت To وارد کرده‌اید و همین طور سالن انتخاب شده وجود دارد. (علاوه بر این می‌توانید اشخاص دیگری را نیز اضافه نمایید.)

 

همانطور که مشاهده می‌کنید در جلوی نام هر شخص یک نوار وجود دارد که تمامی زمان‌های مشغول آن با رنگ آبی و یا هاشور مشخص شده است. بنابراین می‌توانید زمان آزاد مشترک بین تمامی دعوت شدگان و سالن جلسات را مشاهده و انتخاب نمایید.


نکته1: دقت کنید در کنار نام شما یک دایره ذره بینی مشکی وجود دارد که نشان دهنده دعوت کننده می‌باشد. اما در کنار نام باقی شرکت کنند گان یک دایره قرمز رنگ وجود دارد که به معنی الزام شرکت در این Meeting از جانب آن ها می‌باشد.


نکته2: در صورت نیاز می‌توانید بر روی دایره قرمز رنگ کلیک نموده و وضعیت مراجعه کننده را بهOptional Attendee (حضور اختیاری) و یا Resource (افرادی که برای آماده سازی سالن جلسه و یا تجهیزات آن باید حضور داشته باشند) تغییر دهید.


09 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


نکته 3: در اینجا تغییر زمان جلسه نیز در تقویم امکان پذیر می باشد.


بعد از مشخص کردن جزئیات می‌توانید بر روی Appointment کلیک نموده تا به صفحه قبل بازگشته و سپس گزینه Send را بزنید.


 Update و Cancel کردن قرار ملاقات ها


ممکن است شما بخواهید اطلاعات قرار ملاقات، مانند: تاریخ، مکان و ... را حتی بعد از اینکه درخواست خود را ارسال کرده اید تغییر دهید و یا جلسه را Cancel نمایید. به عبارتی دیگر ایجاد کننده Meeting می‌تواند تمامی اطلاعات مربوط به Meeting را در هر زمانی تغییر دهد، تعدادی از مراجعان را حذف، اضافه و یا حتی قرار را Cancel نماید.


برای این منظور بر روی Meeting مورد نظر خود در Calendar دو بار کلیک نمایید. اگر Meeting شما یکی از Meeting‌های تکرار پذیر باشد که در زمان های خاصی تکرار می‌شود(Recurrence)، کادر محاوره ای باز می شود و از شما سوال می‌پرسد که آیا فقط روی این Meeting تغییرات اعمال گردد و یا بر روی تمامی سری های Meeting تنظیم شده اعمال گردد.


10 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


پس از آن و با باز شدن Meeting تغییرات مورد نظر خود را اعمال و Meeting را مجدد ارسال نمایید. در این حالت تمامی مراجعه کنند گان تغییرات جدید را دریافت خواهند کرد.


11 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


برای Cancel کردن Meeting هم می‌توانید آن را از Calendar انتخاب و بر روی گزینه Cancel Meeting کلیک نمایید.


12 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook


پاسخ به درخواست Meeting


حال فرض کنید که شما یکی از دعوت شدگان Meeting هستید. برای پاسخ به درخواست Meeting می‌توانید آن را باز (و یا بر روی آن کلیک راست نمایید) و یکی از گزینه های زیر را از گروه Respond انتخاب نمایید.


13 Schedule a Meeting in Microsoft Outlook

 Accept-پذیرفتن درخواست: در این حالت Meeting مربوطه در Calendar فعال می شود و در تقویم همراه با یک نوار عمودی پررنگ در سمت چپ meeting نمایش داده می شود.1.PNG

 

نکته: تا زمانی که این جلسه توسط شخص دعوت شده پذیرفته نشود، نوار عمودی که در بالا به آن اشاره کردیم به صورت هاشور نمایش داده می شود.

Decline-رد درخواست: در این حالت Meeting مربوطه توسط شخص دریافت کننده رد می شود و از قسمت Calendar حذف می‌شود.

Tentatively accept the request: به معنی اینکه شما مردد به شرکت در Meeting می‌باشید، و Meeting ها را در Calendar به صورت آزمایشی (نوار هاشور خورده آبی رنگ فعال) نمایش می‌دهد.

 

2.PNG

 

Propose a new meeting time: پیشنهاد یک زمان جدید برای جلسه که با انتخاب آن 2 گزینه دیگر برای شما نمایش داده می شود.

1.  Tentative and Propose New Time: به معنای تردید در زمان جلسه و پیشنهاد یک زمان جدید برای ملاقات می باشد.

2.  Decline and Propose New Time: به معنای رد زمان جلسه و پیشنهاد یک زمان جدید برای ملاقات می باشد.

با انتخاب هر یک از گزینه های بالا کادر زیر باز می شود که میبایست زمان پیشنهادی خود را در آن مشخص و سپس آن را ارسال نمایید.

 

3.PNG