x
تبلیغات

 

یکی از قابلیت های کاربردی Outlook، استفاده از تقویم برای سازماندهی فعالیت‌های روزانه، قرار ملاقات ها، رخداد‌های مهم و یادآوری آن‌ها می‌باشد. در این مقاله می خواهیم در خصوص ایجاد و مدیریت فعالیت ها و یا Appointment توضیحات بیشتری ارائه نمائیم.

 

Appointments شامل فعالیت‌هایی می‌باشند که یک بازه زمانی را برای شخص شما در تقویم در نظر گرفته و این فعالیت ها هیچ شخص دیگری در سازمانتان را شامل نمی‌شود. به عنوان مثال، می توانید از این قابلیت برای یادآوری قرار ملاقات با دندانپزشک، جستجو و تحقیق در مورد یک مطلب خاص و ... استفاده کنید.

 

نحوه ایجاد یک Appointment

ابتدا از قسمت Navigation Bar بر روی گزینه Calendar کلیک نموده، سپس محدوده زمانی مورد نظر را از روی تقویم انتخاب و در نهایت بر روی گزینه New Appointment کلیک نمایید.

 

1 Appointment in outlook

 

هم اکنون می‌توانید با مشخص کردن موضوع (Subject)، مکان (Location)، تاریخ شروع و پایان، فعالیت مورد نظر خود را ذخیره نمائید.


نکته: همچنین می‌توانیم با انتخاب Appointment ایجاد شده زمان آن را از روی تقویم کم و یا زیاد کرده و یا با دوبار کلیک بر روی Appointment مورد نظر آن را باز و موارد دیگر را ویرایش نمائیم.

 

 

پیکربندی اجزای قابلیت Appointment:

 

می خواهید هنگامی که در حال انجام فعالیت تعریف شده از سوی قابلیت Appointment هستید، افراد دیگر وضعیت شما را به چه صورتی مشاهده کنند؟ به عنوان مثال، هنگامی که بر اساس Appointment تعریف شده، در خارج شرکت هستید، مایلید وضعیت شما به عنوان حالتی که در شرکت حضور ندارید، مشخص شود؟ بدین منظور می توانید از گزینه های زیر استفاده کنید:

 

نکته: وضعیت شما هنگامی که تقویم خود را برای دیگران به اشتراک گذاشته اید و یا زمانی که از نرم افزار Skype for Business استفاده می کنید، بر اساس آنچه که انتخاب نموده اید، برای شخص مقابل به نمایش گذاشته می شود.


فعالیت مورد نظر خود را از تقویم انتخاب، سپس در گروه Option بر روی Show As کلیک کرده و وضعیت نمایش فعالیت را مشخص نمایید. به شکل زیر نگاه کنید:

 

2 Appointment in outlook

 

جالب است که بدانید، به صورت پیش فرض، 15 دقیقه قبل از آغاز فعالیت تعریف شده، Outlook اقدام به یادآوری این رخداد می نماید. به منظور تغییر در زمان یادآوری، در پنجره ایجاد Appointment مورد نظر، در قسمت Reminder اقدام به وارد کردن زمان مورد نظر خود نمایید. به شکل زیر نگاه کنید:

 

3 Appointment in outlook

 

اگر چنانچه فعالیت مورد نظر تکرار پذیر باشد، می توانید با کمک از قابلیت Recurrence، بدون آنکه بخواهید فعالیت مورد نظر را بارها و بارها تعریف کنید، به صورت خودکار اقدام به ایجاد آن نمایید. به شکل زیر نگاه کنید:

 

4 Appointment in outlook

 

اگر چنانچه نمی خواهید جزئیات فعالیت مورد نظر برای کسانی که تقویم خود را با آنها به اشتراک گذاشته اید، به نمایش گذاشته شود، در پنجره ایجاد Appointment، بر روی گزینه Private کلیک کنید. با انتخاب این گزینه، علامت قفل بر روی Appointment ایجاد شده به نمایش گذاشته می شود. به شکل زیر نگاه کنید:

 

5-Appointment in outlook

 

نکته: با انتخاب گزینه های High Importance و یا Low Importance می توانید میزان اهمیت فعالیت ایجاد شده را مشخص نمایید.

 

ایجاد Appointment از یک Email

جالب است که بدانید، ایمیل هایی که دریافت می‌کنید قابلیت تبدیل شدن به یک فعالیت در قالب Appointment و قرار گرفتن در Calendar را دارند. بدین منظور کافیست در قسمت Mail، ایمیل مورد نظر خود را انتخاب و آن را بر روی Calendar در Navigation Bar کشیده و رها کنید. در این صورت یک Appointment جدید با محتوای Message مورد نظر ایجاد می‌شود که شما می‌توانید با مشخص کردن سایر تنظیمات مربوط به Appointment آن را ذخیره نمایید، بدون اینکه تغییری در محتوای ایمیل اصلی ایجاد گردد.